Persónuverndarstefna

1. Inngangur

Arctica Finance hf. (hér eftir „félagið“, „við“ eða „okkur“) leggur ríka áherslu á að vernda persónuupplýsingar viðskiptavina, tengiliða og annarra sem eiga í samskiptum við félagið. Í þessari persónuverndarstefnu er gerð grein fyrir því hvaða persónuupplýsingum við söfnum, í hvaða tilgangi, á hvaða grundvelli og hvaða réttindi þú átt.

Stefnan byggir á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679 (GDPR).

2. Ábyrgðaraðili

Ábyrgðaraðili vinnslu persónuupplýsinga samkvæmt stefnu þessari er:

Arctica Finance hf.
Katrínartún 2, 105 Reykjavík, Ísland
Sími: +354 513 3300
Netfang: support@arcticahf.org

3. Hvaða upplýsingum söfnum við

Við kunnum að vinna með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga:

• Auðkennisupplýsingar: nafn, kennitala, starfsheiti og fyrirtæki.
• Samskiptaupplýsingar: netfang, símanúmer og heimilisfang.
• Upplýsingar vegna áreiðanleikakönnunar: upplýsingar sem okkur er skylt að afla samkvæmt lögum um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka.
• Fjárhagsupplýsingar: upplýsingar sem tengjast viðskiptum, fjárfestingum og ráðgjafarverkefnum.
• Tæknilegar upplýsingar: IP-tala, gerð vafra, tæki og upplýsingar um notkun vefsins, sbr. stefnu okkar um vafrakökur.
• Efni samskipta: fyrirspurnir sendar í gegnum vefform, tölvupóst eða síma.

4. Tilgangur og lagagrundvöllur

Við vinnum persónuupplýsingar í eftirfarandi tilgangi og á eftirfarandi grundvelli:

• Til að veita umbeðna þjónustu og efna samninga við viðskiptavini (6. gr. b-liður GDPR).
• Til að uppfylla lagaskyldur, m.a. samkvæmt lögum um aðgerðir gegn peningaþvætti, lögum um markaði fyrir fjármálagerninga og bókhaldslögum (6. gr. c-liður GDPR).
• Til að gæta lögmætra hagsmuna félagsins, svo sem við rekstur og öryggi vefsins og þróun þjónustu (6. gr. f-liður GDPR).
• Á grundvelli samþykkis, t.d. vegna valfrjálsra vafrakaka eða svara við fyrirspurnum í gegnum vefform (6. gr. a-liður GDPR).

5. Miðlun til þriðju aðila

Við seljum aldrei persónuupplýsingar. Upplýsingum kann þó að vera miðlað til:

• Opinberra aðila, svo sem eftirlitsstofnana og skattyfirvalda, þegar lög krefjast þess.
• Þjónustuaðila sem vinna fyrir okkur, t.d. hýsingar- og upplýsingatækniþjónustu, á grundvelli vinnslusamninga.
• Gagnaðila og ráðgjafa í tengslum við viðskipti, eingöngu að því marki sem nauðsynlegt er og með samþykki viðskiptavinar.

Ef upplýsingar eru fluttar út fyrir Evrópska efnahagssvæðið tryggjum við að fullnægjandi verndarráðstafanir séu til staðar, svo sem staðlaðir samningsskilmálar framkvæmdastjórnar ESB.

6. Varðveislutími

Persónuupplýsingar eru ekki varðveittar lengur en nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar. Upplýsingar sem aflað er vegna áreiðanleikakönnunar eru almennt varðveittar í fimm ár frá lokum viðskiptasambands í samræmi við lög. Bókhaldsgögn eru varðveitt í sjö ár. Fyrirspurnum sem ekki leiða til viðskipta er eytt innan 12 mánaða.

7. Réttindi þín

Þú átt meðal annars rétt á að:

• fá aðgang að persónuupplýsingum um þig og afrit af þeim,
• fá rangar eða ófullnægjandi upplýsingar leiðréttar,
• fá upplýsingum eytt við tilteknar aðstæður,
• andmæla vinnslu eða fá hana takmarkaða,
• fá upplýsingar fluttar til annars aðila (gagnaflutningsréttur),
• draga samþykki þitt til baka hvenær sem er.

Beiðnir skal senda á support@arcticahf.org. Við svörum beiðnum innan eins mánaðar. Athugaðu að lagaskyldur kunna að takmarka rétt til eyðingar.

8. Öryggi upplýsinga

Við beitum viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum til að vernda persónuupplýsingar gegn óheimilum aðgangi, breytingum, birtingu eða eyðingu. Aðgangur að upplýsingum er takmarkaður við starfsmenn sem þurfa á þeim að halda vegna starfa sinna og eru bundnir þagnarskyldu.

9. Kvörtun til Persónuverndar

Ef þú telur að vinnsla persónuupplýsinga um þig brjóti gegn lögum getur þú beint kvörtun til Persónuverndar, Laugavegi 166, 105 Reykjavík, www.personuvernd.is. Við hvetjum þig þó til að hafa fyrst samband við okkur svo við getum leyst úr málinu.

10. Breytingar og fyrirspurnir

Við kunnum að uppfæra þessa stefnu reglulega. Nýjasta útgáfa er ávallt aðgengileg á vefnum. Fyrirspurnir um stefnuna má senda á:

Arctica Finance hf.
Katrínartún 2, 105 Reykjavík, Ísland
Sími: +354 513 3300
Netfang: support@arcticahf.org